2020-11-05 14:15:38
來源：安密電子
為了解決機關文件管理中存在的痛點難點，在深入調查用戶需求的基礎上，安密電子推出了機關智能文件管理系統，從根本上解決文件管理中存在的痛點難點問題，理順文件管理流程，正規文件管理秩序，提升文件管理工作效率和信息化水平。
系統概述
機關智能文件管理系統是指利用現代信息技術對機關單位文件的收集、整理、編研、存儲、檢索、查詢、分發、使用、統計等業務環節進行分布式存儲、存取過程、在位情況及動向進行智能化、集中化、遠程化、不間斷管理與監控的安全管理系統。系統能夠實現電子文件和實體文件的集中統一管理，配合智能文件管理柜對實體紙質文件的存取分發和使用進行科學管控，精準管理、高效管理，維護實體文件的完整與安全，使得機關文件管理便捷化、信息化、自動化，推動機關文件管理效率和管理水平的提升。系統隨時隨地掌握監管文件的動向，以加強文件管控，嚴防失泄密問題的發生。該系統能夠有效地提高文件使用管理效率及安全系數，正規文件使用管理秩序，極大地降低文件失控、失管、被盜等風險。
系統組成
智能文件管理系統由智能文件管理系統軟件平臺、文件智能存儲柜及文件管理智慧屏組成。
智能文件管理系統平臺能夠集中統一管理電子文件和實體文件，維護文件的完整與安全；智能文件管理系統平臺包括文件收集整理、歸檔入庫、編研利用、分發使用和借閱、鑒定和銷毀、文件移交、統計監管等子系統，通過一系列電子流程，實現文件信息管理的自動化。
文件智能存儲柜用于集中存放文件及文件盒，具有保險柜的功能；具備自動電子鎖、門狀態檢測裝置和防破壞報警裝置。主要由文件柜智能遠程監控管理平臺、主控器、智能文件存儲柜、報警（視頻監控）系統、RFID物聯網識別系統、網絡系統和文件條碼系統（選用）七個部分構成。人員在取件時使用指紋識別方式進行身份驗證，驗證成功后開啟指定文件存儲柜倉門。系統可實現文件自動盤點、自動記錄存取日志、實時監控在位情況，做到了全自動化的文件在位管控。
文件管理智慧屏實現文件管理觸摸操作和態勢信息展現功能，以“智慧化、便捷化、可視化” 的目標提高文件管理工作效率和信息化水平。智慧觸摸屏以圖表或文字的形式顯示文件管理系統的實時運行情況，包括文件數質量情況、文件處理情況、分類情況、借閱情況等，文件管理各項狀況實時顯示，直觀形象，便于及時準確地掌握文件管理全局情況；做到文件管理工作“可知、可視、可控”，實現“一面屏展現、一面屏查詢、一面屏分析、一面屏統計”，從而提升文件管理工作全面建設水平。
系統特點
·安全高效：采用指紋及RFID物聯網技術，實現高可靠性的識別和驗證，保證驗證唯一性和不可替代性；全自動記錄存取文件（盒）的每一步操作過程，存取可追溯；智能聯動短信、語音、警報、監控系統等多種報警方式；UPS斷電保護，完全斷電后可通過雙人雙鎖緊急取物或通過手工控制取文件；
· 精細管理：海量查找文件，快速準確；文件智能化管理，全程跟蹤定位；采用條碼和射頻識別技術，實現文件一對一精細化管理；
· 操作簡便：主控柜觸摸屏人機界面簡潔易用，每一步操作均有智能語音提示，手指輕點幾下即可完成文件取用；歸還文件時, 掃描文件條碼并通過驗證后自動打開箱門進行快速歸還；查詢配置系統基于網頁端訪問，使用IE瀏覽器即可實時查詢文件在位情況、系統狀態和報警日志，打印各種統計報表，配置文件的使用人員、存儲位置、使用時段及時間限制；
· 穩定可靠：全鋼結構柜體，堅實牢固；軍工級品質，質量可靠，性能穩定；后臺數據庫定期自動備份，確保數據安全；
· 靈活定制：依據客戶需要提供多種規格柜體及系統組合方式，靈活定制；可與客戶現有監控及門禁系統進行集成，實現聯動，避免重復投資。
系統功能
· 精準管理：能夠對文件、文件盒及文件資料等物品實現集中、統一和精準管理；實現文件基本信息的電子化登記，便于信息存儲、統計、查詢利用以及辦結處理等。系統采用指紋識別技術登錄，利用條碼對文件流轉交換信息進行集中管理，利用網絡、指紋身份識別等技術對所有工作人員投遞的文件進行全過程追蹤，能夠對智能文件柜中的遠端文件進行實時在位監管，遠程精準定位監控文件狀況，實現遠程無人值守監管；
· 自動盤點：系統對文件資料進行全壽命周期管理，后臺自動記錄文件的借用與歸還日志；支持網絡化的查找與定位，提高工作效率；系統支持對文件資料進行自動盤點，并生成相關統計數據；
· 文件分發：分發管理子系統可使文件管理單位的文件管理運行體系更為系統化、自動化、科學化；同時，以文件的歸檔、保存、維護、分發、借閱為主線來驅動的文件管理流程將更為高效、便捷；
· 多級管理：系統由網絡管理平臺及后端管理設備組成的多級管理平臺實現多級分級管理，有效解決大型復雜信息系統的大規模監管問題。
· 分布式存儲：系統采用可靠的現場總線作為內部總線，在接入網絡的任意地點，只需一臺通過相應管理權限認可的計算機即可實現對文件的遠程分布式存儲管理與監控；
· 智能識別：利用射頻、指紋和條碼等識別技術對文件的存取進行有效管理；
· 安全防范：堅固的全鋼結構柜體，紅外探測、視頻監控、門禁檢測和震動傳感等多種探測手段以及現場聲光、安防聯動、短信通知等多種報警方式，能有效阻止非法入侵；
· 追溯分析：自動記錄文件的存取日志、系統日志、報警日志和存取實時錄像，便于追溯；可以方便快捷地進行查詢、統計并生成各類報表，便于管理分析；
· 自助存取：取出文件時取件人員到控制柜前，在界面上點擊“取文件”按鈕，并按下自己的指紋進行驗證，當只有一件文件屬于取物人員時，存放該文件的對應箱門自動打開；當一人有多件文件時，需要在彈出界面上選擇自己想要取出的文件即可；
· 在位監控：通過內部計算機網絡，可以對遠端文件進行實時監管，遠程監控文件狀況，實現遠程無人值守監管；
· 實時查詢：管理人員可以通過內部網絡對被監管文件的所屬單位、使用者、設備名稱、存儲位置、在位情況、使用情況以及歷史信息等進行實時查詢和管理；
· 丟失報警：當文件監管現場發生違規進入，或發生違規取檔、超時未歸還、文件丟失、人為破壞系統、長時間無市電輸入等報警事件時，系統會立即報警，報警方式主要有聲光報警、短信報警、網絡上報中心報警等；
· 視頻監控和門禁智能管理：系統集成1套視頻監控系統，實時采集現場視頻監控畫面；通過動態偵測實時記錄文件保管現場的監控錄像，并可通過網絡實現遠程回放。系統可集成門禁系統，進入重要文件保管房間可以通過密碼、射頻卡、指紋方式授權準入，實現智能門禁安全管控；
· 過程監管：系統后臺自動記錄操作過程，便于日后查詢和統計。通過內部網絡，對單臺或多臺文件存儲柜進行遠程管理和實時監控，實時查看文件柜的開關狀態和使用情況，實現對文件的靜態管理和動態管控，及時發現、解決問題苗頭和漏洞隱患，提高文件的安全管理水平和管理效率。
建設成效
提高文件分發、管理工作效率。
通過智能文件管理系統可使數據錄入工作量大大降低。通過使用條碼作為某個文件的唯一標識并掃描條碼，可快速查詢該文件的相關信息及辦理情況；通過條形碼或一定的查詢條件進行檢索查詢，可使文件查詢工作效率得到極大提高；利用條形碼和計算機技術，提高文件交換流轉信息的準確性，可使文件傳遞分發失誤率大大降低；解決信息流（計算機信息）與物流（文件實物）的信息對應，可對每一件文件進行追蹤，實現紙質文件分發、流轉的自動化管理。
提高文件分發、管理的安全可靠性。
通過條碼和智能交換技術，準確記錄交接過程，將人為因素可能造成的錯誤降至最低，發生錯誤時能及時發現錯誤并糾正。通過指紋識別驗證人員身份，允許合法用戶進出文件管理場所并從文件智能存儲柜中自動取件。能夠通過指紋識別和文件條碼實現文件的交接、存取和分發，并存有完整準確的記錄；通過分配合理的權限明確文件管理責任，為事后審計提供依據；通過權限劃分有效杜絕系統運行中越位操作的發生，提高文件管理的安全性，并能夠根據工作需要靈活的劃分權限，進一步提升系統安全性、可靠性。
優化文件分發、管理流程。
通過文件智能存儲柜、條碼和指紋識別認證系統后，改變文件存取工作方式向智能化轉變，提高存取、分發的準確性、實時性和自動化水平，進一步規范文件分發管理工作流程；采用指紋識別、結合條碼自動識別技術以及文件智能存儲柜，能夠提高工作效率，實現文件信息的電子化管理，取代傳統手工處理模式，實現文件管理過程中的信息自動采集、文件存取的自動記錄、存取使用過程的智能化管理，使實物流與信息流相統一，從而提高文件管理業務處理的運轉效率，確保文件管理工作準確、安全、保密和及時。
結語
綜上所述，智能文件管理系統適用于機關文件、文秘、保密、檔案等文件檔案管理單位和場所，系統有利于整合管控文件及公文信息資源，實現統用統管；有利于利用信息技術管控文件資料，及時掌握文件動態，快速了解和處理突發事件，防范于未然，把控文件分發、管理及安全保密業務工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節約成本、節約人力，降低工作量，提高文件分發、管理及保密工作效率，提升安全保密防范能力和信息化建設水平。
