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基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的文件、檔案及信息載體管控系統(tǒng)

2022-08-15 15:38:01

來源：安密電子

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)及基層單位的各類文件、檔案及信息載體種類逐漸增多，包含紙質(zhì)文件、檔案、涉密∪盤、涉密光盤、涉密硬盤、涉密筆記本電腦等。隨著保密工作體系化要求不斷加強(qiáng)，各級機(jī)關(guān)、基層部隊(duì)、軍隊(duì)科研院所對保密工作重視程度越來越高，配發(fā)和使用的涉密信息載體設(shè)備也不斷增加。文件檔案、涉密載體、涉密設(shè)備和涉密區(qū)域的日益增加，對涉密資產(chǎn)管理帶來了新的挑戰(zhàn)和壓力。傳統(tǒng)保密柜依靠機(jī)械鎖具，無法對操作人員進(jìn)行身份識(shí)別，如果鑰匙丟失或失竊，容易造成非法越權(quán)接觸涉密文件物品；傳統(tǒng)的文件、檔案及信息載體資產(chǎn)臺(tái)賬靠人工統(tǒng)計(jì)，這種模式難以對臺(tái)賬進(jìn)行及時(shí)有效的管理，尤其在文件、檔案及信息載體數(shù)量多、使用頻繁的情況下，臺(tái)賬管理更為困難；文件、檔案及信息載體在接收、制作、交付、傳遞、維修、銷毀、攜帶外出等過程中往往簽收、登記、審批流程不健全或執(zhí)行不嚴(yán)格，無法實(shí)現(xiàn)對保密柜操作過程的審查和管理，可能會(huì)造成失管失控風(fēng)險(xiǎn)。如何解決諸如權(quán)限管理不嚴(yán)密、臺(tái)賬管理不精準(zhǔn)、登記審批不嚴(yán)格、報(bào)警提示不及時(shí)、操作日志無記錄等保密風(fēng)險(xiǎn)及問題，就成為了文件、檔案及信息載體管控急需解決的緊迫問題。

安密電子充分調(diào)研部隊(duì)需求，針對文件、檔案及涉密載體管控難的現(xiàn)狀研發(fā)了文件、檔案及信息載體管控系統(tǒng)。該系統(tǒng)綜合運(yùn)用先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)、嵌入式、指紋識(shí)別、圖像處理、自動(dòng)控制等多種先進(jìn)成熟技術(shù)，對重要文件、檔案及信息載體進(jìn)行分布式存儲(chǔ)/取出過程、在位情況及動(dòng)向進(jìn)行智能化、集中化、遠(yuǎn)程化、不間斷管理與監(jiān)控,系統(tǒng)隨時(shí)隨地掌握監(jiān)管文件、檔案及信息載體的動(dòng)向，對違反規(guī)定私自帶出文件、檔案及信息載體的行為會(huì)發(fā)出聲光報(bào)警，系統(tǒng)能夠加強(qiáng)文件、檔案及信息載體管控，嚴(yán)防失泄密問題的發(fā)生。該系統(tǒng)能夠有效地提高文件、檔案及信息載體使用效率及安全系數(shù)，正規(guī)文件、檔案及信息載體使用秩序，極大地降低文件、檔案及信息載體失控、失管、被盜等風(fēng)險(xiǎn)。

系統(tǒng)組成

系統(tǒng)由文件、檔案及信息載體智能安全管理系統(tǒng)軟件、物品安全存儲(chǔ)柜、出入安全管控終端、物品標(biāo)簽（條碼）組成。主要為U盤、移動(dòng)硬盤、筆記本電腦、文件、檔案等信息載體提供安全監(jiān)控管理。通過管理軟件和射頻閱讀設(shè)備組成射頻電子識(shí)別系統(tǒng)，對文件、檔案及信息載體在位及使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和追溯管理，利用讀寫器組成監(jiān)管系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對進(jìn)入涉密區(qū)域的人員和文件、檔案及信息載體安全防泄密管理。

系統(tǒng)拓?fù)涫疽鈭D

系統(tǒng)通過生物識(shí)別、密碼、條碼及射頻等技術(shù)對操作人員、文件、檔案及信息載體進(jìn)行智能識(shí)別和管控，可與外圍安防設(shè)備（如：紅外探測、視頻監(jiān)控、門禁設(shè)備等）進(jìn)行安全聯(lián)動(dòng)監(jiān)控。系統(tǒng)軟件采用B/S構(gòu)架，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化遠(yuǎn)程管理，真正實(shí)現(xiàn)“三權(quán)分立”管理模式，即系統(tǒng)管理員、審查管理員、授權(quán)使用人員的獨(dú)立操作管理；系統(tǒng)自動(dòng)記錄文件、檔案及信息載體存取過程信息以及各類報(bào)警信息；實(shí)時(shí)查詢文件、檔案及信息載體在位及使用情況；系統(tǒng)使用權(quán)限審批流程化，能夠?qū)崿F(xiàn)涉密載體出入權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)“在位檢測、自動(dòng)盤點(diǎn)、丟失報(bào)警”等多種功能。

應(yīng)用場景

·保密室（檔案室、文印室）集中存取和管理

系統(tǒng)可廣泛應(yīng)用于各級機(jī)關(guān)保密室、檔案室、文印室及保密涉密保管場所，能夠正規(guī)文件、檔案及信息載體使用秩序，有效提高文件、檔案及信息載體使用效率及安全系數(shù)，有效防范失泄密等問題的發(fā)生；有利于部隊(duì)利用信息技術(shù)管控“涉密人員、涉密場所、涉密文件、涉密檔案”，及時(shí)掌握文件、檔案及信息載體動(dòng)態(tài)、快速了解和處理突發(fā)“涉密”事件，防范于未然，把控文件、檔案及信息載體分發(fā)、管理及保密業(yè)務(wù)工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節(jié)約成本、節(jié)約人力，提高文件、檔案及信息載體管理及保密工作效率。
系統(tǒng)有利于加強(qiáng)保密室（檔案室、文印室）文件、檔案及信息載體集中管控，加強(qiáng)涉密人員受控管理，提升涉密場所安全監(jiān)控水平，加強(qiáng)文件、檔案及信息載體綜合信息分析管理，全方位提高文件、檔案及信息載體信息化管理水平。

·出入門禁（卡口）管控

出入門禁（卡口）管控，是利用射頻識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)對出入涉密區(qū)域的人員和涉密文件、檔案及信息載體進(jìn)行安全管控。系統(tǒng)通過管理軟件和射頻閱讀設(shè)備組成射頻電子識(shí)別系統(tǒng)，建立涉密文件、檔案及信息載體及出入涉密區(qū)域的人員與射頻電子標(biāo)識(shí)間的一一對應(yīng)關(guān)系，利用讀寫器組成監(jiān)管系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對進(jìn)入涉密區(qū)域的人員和文件、檔案及信息載體的安全防泄密管理，對違反規(guī)定私自帶出涉密文件、檔案及信息載體的行為會(huì)發(fā)出聲光報(bào)警，并同時(shí)記錄文件、檔案及信息載體的出入信息。

·辦公室獨(dú)立安裝

系統(tǒng)能夠?qū)χ匾募n案及信息載體進(jìn)行分布式存儲(chǔ)，可在各辦公室獨(dú)立安裝，對重要文件、檔案及信息載體存取過程、在位情況及動(dòng)向進(jìn)行智能化、自動(dòng)化、不間斷管理與監(jiān)控，達(dá)到“集中管控”的效果和目的，“足不出戶”地實(shí)現(xiàn)對自身管轄范圍內(nèi)的文件、檔案及信息載體進(jìn)行管控，方便辦理人員實(shí)現(xiàn)科室文件、檔案及信息載體管理的自主可控性，大大提高人員辦公效率和文件、檔案及信息載體安全管控水平。

·網(wǎng)絡(luò)化在線管控

網(wǎng)絡(luò)化在線管控可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)基于角色權(quán)限的在線文件、檔案及信息載體領(lǐng)用申請、在線審批、外帶申請、審批進(jìn)度查看、審批消息自動(dòng)提醒等功能。文件、檔案及信息載體的領(lǐng)用由領(lǐng)用人員提交申請，相關(guān)管理人員或領(lǐng)導(dǎo)同意之后，才能將相關(guān)文件、檔案及信息載體帶出保密室，否則會(huì)觸發(fā)報(bào)警。相關(guān)申請和審核基于網(wǎng)頁平臺(tái)，操作簡單、便捷，接入局域網(wǎng)的電腦均可進(jìn)行基于權(quán)限的管理和日志查看。系統(tǒng)可設(shè)置文件、檔案及信息載體帶出后歸還時(shí)間，如果被授權(quán)文件、檔案及信息載體被帶出，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)沒有歸還入庫，系統(tǒng)會(huì)提示報(bào)警，并通知管理人員處置。

系統(tǒng)功能

·集中管理：能夠?qū)ι婷芄P記本電腦、移動(dòng)硬盤、U盤、光盤及文件資料等物品集中統(tǒng)一管理；
·精細(xì)管理：單件物品全壽命周期管理，后臺(tái)自動(dòng)記錄物品的借用與歸還日志；支持網(wǎng)絡(luò)化的少量查找與物品定位，提高工作效率；
·智能識(shí)別：利用射頻、指紋和條碼等識(shí)別技術(shù)對涉密物品的存取進(jìn)行有效管理；
·狀態(tài)監(jiān)控：利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對涉密物品的存儲(chǔ)和使用狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的監(jiān)控；
·安全防范：保密柜堅(jiān)固的全鋼結(jié)構(gòu)柜體，紅外探測、視頻監(jiān)控、門禁檢測和震動(dòng)傳感等多種探測手段以及現(xiàn)場聲光、安防聯(lián)動(dòng)、短信通知等多種報(bào)警方式，能有效阻止非法破壞及失泄密情況的發(fā)生；
·追溯分析：自動(dòng)記錄文件、檔案及信息載體的存取日志、系統(tǒng)及報(bào)警日志、存取實(shí)時(shí)錄像，便于追溯；可以方便快捷地進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)并生成各類報(bào)表，便于管理分析；
·自助存取：存放或取出物品時(shí)，人員到控制柜前，在界面上點(diǎn)擊“存物”或“取物”按鈕，并按下自己的指紋，即可進(jìn)行存物或取物操作；當(dāng)只有一件物品屬于取物人員時(shí)，存放該物品的對應(yīng)箱門自動(dòng)打開并取出物品；當(dāng)一人有多件物品時(shí)，需要在彈出界面上選擇自己想要取出的物品即可；
·遠(yuǎn)程監(jiān)控：通過已有的計(jì)算機(jī)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，可以對遠(yuǎn)端文件、檔案及信息載體進(jìn)行24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)管，遠(yuǎn)程監(jiān)控物品狀況，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程無人值守監(jiān)管；
·實(shí)時(shí)查詢：管理人員可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)對被監(jiān)管文件、檔案及信息載體的所屬單位、使用者、設(shè)備名稱、存儲(chǔ)位置、在位情況、使用情況以及歷史信息等進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和管理；
·實(shí)時(shí)報(bào)警：當(dāng)涉密載體監(jiān)管現(xiàn)場發(fā)生違規(guī)進(jìn)入或發(fā)生違規(guī)取物、超時(shí)未歸還、人為破壞系統(tǒng)、長時(shí)間無市電輸入等報(bào)警事件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)立即報(bào)警，報(bào)警方式主要有聲光報(bào)警、短信報(bào)警、網(wǎng)絡(luò)上報(bào)中心報(bào)警等；
·視頻監(jiān)控和門禁智能管理：系統(tǒng)集成視頻監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)時(shí)采集現(xiàn)場視頻畫面，可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離視頻監(jiān)控；通過動(dòng)態(tài)偵測，實(shí)時(shí)記錄保管現(xiàn)場的錄像，并可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程回放。系統(tǒng)可集成門禁系統(tǒng)，進(jìn)入重要保管房間可以通過密碼、射頻卡、指紋方式授權(quán)準(zhǔn)入，實(shí)現(xiàn)門禁的智能化管理；
·過程監(jiān)管：系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)記錄操作過程，便于日后查詢和統(tǒng)計(jì)。通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，將單臺(tái)或多臺(tái)智能文件、檔案及信息載體保管柜進(jìn)行遠(yuǎn)程管理和實(shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)時(shí)查看文件、檔案及信息載體柜的開關(guān)狀態(tài)和使用情況。

建設(shè)成效

·數(shù)字化管控：實(shí)現(xiàn)涉密物品管控要素（涉密人員、涉密場所、涉密物品）的管控?cái)?shù)字化；真實(shí)體現(xiàn)涉密物品在位情況、數(shù)量、警情及動(dòng)向等數(shù)據(jù)化；報(bào)警、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)管理，數(shù)字化報(bào)表呈現(xiàn)；為文件、檔案及信息載體管理提供準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的管理數(shù)據(jù)，為保密管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
·自動(dòng)化管控：將原有需人工干涉的操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)輔助的自動(dòng)化操作，實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范、高效、智能；日常存取，后臺(tái)自動(dòng)記錄，無需人工登記存取記錄；智能運(yùn)維系統(tǒng)部署，易維護(hù)、易操作、易管理。
·規(guī)范化管控：實(shí)現(xiàn)日常保密管理工作規(guī)范化，將各類日常文件、檔案及信息載體管理工作中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)數(shù)字化，如網(wǎng)上文件、檔案及信息載體申請、審批、存取自動(dòng)記錄、外出監(jiān)控、異常報(bào)警等，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公；提高文件、檔案及信息載體管理水平，方便官兵在降低文件、檔案及信息載體管控風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境下提高辦公效率。
·智能化管控：實(shí)現(xiàn)文件、檔案及信息載體綜合態(tài)勢的實(shí)時(shí)掌控；根據(jù)預(yù)先設(shè)置決策規(guī)則，當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的變化時(shí)智能提醒，輔助部隊(duì)保密管理的決策；智能系統(tǒng)集成，展示文件、檔案及信息載體管理態(tài)勢。
綜上所述，文件、檔案及信息載體管控系統(tǒng)有利于管理整合信息資源、共享數(shù)據(jù)、統(tǒng)用統(tǒng)管；有利于利用信息技術(shù)管控“涉密人員、涉密場所、涉密文件、涉密檔案及涉密載體”，及時(shí)掌握人員使用文件、檔案及信息載體動(dòng)態(tài)、分析行為軌跡，快速了解和處理突發(fā)“涉密”事件，防范于未然，牢牢把控信息保密業(yè)務(wù)安全防范工作，切實(shí)做到事前可知、事中可控、事后可溯；文件、檔案及信息載體管控系統(tǒng)有利于節(jié)約成本、節(jié)約人力，提高工作效率，提升信息安全保密防范能力和信息化建設(shè)水平。