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無(wú)紙化會(huì)議概念及傳統(tǒng)模式面臨問(wèn)題

辦會(huì)效率低：為舉辦一次會(huì)議，會(huì)務(wù)人員不得不進(jìn)行大量前期準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)工作。如：協(xié)調(diào)會(huì)議室使用、制作參會(huì)人員桌牌、收集和準(zhǔn)備會(huì)議資料、印刷會(huì)議資料、制作選票、統(tǒng)計(jì)選票、統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況、收集過(guò)程文檔、防止敏感會(huì)議資料丟失等。上述工作一個(gè)人難以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成會(huì)議的組織不圓滿。

參會(huì)人員累：由于采用紙質(zhì)的會(huì)議資料，參會(huì)人員需要大量的精力才能定位到自己關(guān)心的章節(jié)或內(nèi)容，有時(shí)還可能出現(xiàn)遺漏；由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現(xiàn)形式，會(huì)議過(guò)程枯燥，尤其對(duì)于較復(fù)雜的議題參會(huì)人員難以迅速理解和把握其核心思想；多人匯報(bào)時(shí)，為了使用投影儀，頻繁換座位，導(dǎo)致會(huì)場(chǎng)局面混亂。

應(yīng)變能力差：會(huì)議時(shí)參會(huì)人員發(fā)生變化，將無(wú)法提供相應(yīng)的紙質(zhì)桌牌；如果會(huì)議資料在會(huì)前幾分鐘或會(huì)議中才收集準(zhǔn)備完畢，將不可能進(jìn)行大量印刷，影響會(huì)議質(zhì)量；

表現(xiàn)形式單一：會(huì)議內(nèi)容以紙質(zhì)資料為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現(xiàn)形式，使得會(huì)議過(guò)程枯燥，影響會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)。宣傳、教育或?qū)W習(xí)類型的會(huì)議，如能配合一定的紀(jì)錄片、原理演示動(dòng)畫等，將起到事半功倍的效果。

設(shè)備操作復(fù)雜：某些會(huì)議室引入了一些硬件設(shè)備，以提升會(huì)議品質(zhì)，如：投影儀、音響系統(tǒng)、影碟機(jī)。但由于各設(shè)備的接口和連線復(fù)雜，辦會(huì)人員難以完全掌握，或者出現(xiàn)問(wèn)題后難以解決。

資源浪費(fèi)嚴(yán)重：傳統(tǒng)會(huì)議需要大量的紙張開(kāi)銷，而絕大部分的紙質(zhì)會(huì)議資料，會(huì)后就沒(méi)有任何用處，造成了巨大的資源浪費(fèi)。目前，我國(guó)乃至全球，各種資源越來(lái)越匱乏，節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境，已經(jīng)成為當(dāng)前的迫切任務(wù)。

安全保密隱患：會(huì)議內(nèi)容涉及到國(guó)家秘密或商業(yè)秘密時(shí)，對(duì)會(huì)議資料的控制非常重要。傳統(tǒng)會(huì)議采用紙質(zhì)會(huì)議資料，很容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，難以保證會(huì)議資料的安全。

傳統(tǒng)意義上的智能會(huì)議室，包括投影機(jī)、視頻/電話會(huì)議終端、電子白板等眾多設(shè)備，通過(guò)中控系統(tǒng)將各個(gè)相互獨(dú)立的系統(tǒng)連接起來(lái)，但其操作性依然顯得不夠友好。在傳統(tǒng)會(huì)議室里，人們?nèi)后w溝通的需求沒(méi)有被很好地滿足。而且隨著全球一體化進(jìn)程的加劇，人們對(duì)于在會(huì)議室里的溝通、協(xié)作以及提升效率的要求變得非常迫切。國(guó)家政策大力推進(jìn)無(wú)紙化會(huì)議進(jìn)程，聯(lián)合國(guó)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化會(huì)議，國(guó)家兩會(huì)大力報(bào)道無(wú)紙化會(huì)議的實(shí)用性，高效、節(jié)能、環(huán)保的總體大環(huán)境要求，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)勢(shì)在必行。

亞訊威視無(wú)紙化會(huì)議解決方案特色

1、支持常用操作系統(tǒng)安裝，一鍵完成各個(gè)功能模塊安裝；

2、支持多會(huì)議預(yù)置功能；一次可以設(shè)置多場(chǎng)會(huì)議，包括參會(huì)人員、會(huì)議信息、會(huì)議文件等。一鍵切換下場(chǎng)會(huì)議，瞬間更新；

3、支持圖像界面修正參會(huì)人員與參會(huì)單位，支持批量導(dǎo)入與會(huì)議人員，支持界面操作，支持智能排位功能，包括：人們、背景、LOGO、字體、顏色等；

4、支持遠(yuǎn)程訪問(wèn)控制會(huì)議流程（提供用戶名與密碼），可以實(shí)現(xiàn)無(wú)人值守；

5、支持會(huì)中集控功能；隨意切換音視頻源與終端信號(hào)并實(shí)時(shí)顯示到會(huì)議終端或到大屏幕，可以統(tǒng)一控制信號(hào)的交互，如1號(hào)終端畫面到其他顯示終端，或到大屏幕、支持外部信號(hào)如筆記本電腦，臺(tái)式電腦信號(hào)到全部會(huì)議終端或到大屏幕；

6、支持集中簽到，并且畫面到大屏幕顯示簽到實(shí)時(shí)情況與數(shù)據(jù)，支持集中表決，表決結(jié)果畫面實(shí)時(shí)投影到大屏幕；

7、支持對(duì)終端的集中開(kāi)關(guān)機(jī)控制，并檢查連接狀態(tài)等檢測(cè).；

8、支持會(huì)議交流功能；支持系統(tǒng)通知群發(fā)，支持對(duì)單個(gè)或多個(gè)終端進(jìn)行單獨(dú)通知；

無(wú)紙化會(huì)議能帶來(lái)哪些好處？

每開(kāi)一次會(huì)，收一堆材料，看一遍就擱下……這是不少人的開(kāi)會(huì)經(jīng)歷，現(xiàn)在這種情況正隨著無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的推廣應(yīng)用而逐漸消失。

據(jù)悉，2012年度南京市政協(xié)主席會(huì)、常委會(huì)印刷費(fèi)用約為7萬(wàn)元，十三屆一次全體會(huì)議印刷費(fèi)用約為36萬(wàn)元，錄制會(huì)議參考材料光盤等約為10萬(wàn)元，全年會(huì)務(wù)印刷總費(fèi)用約為53萬(wàn)元。開(kāi)發(fā)建設(shè)電子會(huì)務(wù)系統(tǒng)全套硬件價(jià)格為50萬(wàn)元。如使用4年，可節(jié)約印刷費(fèi)用約150萬(wàn)元。“通過(guò)智能觸控終端閱讀資料、查閱文件更方便，開(kāi)會(huì)節(jié)奏也快了。”據(jù)了解，自從采用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)后，會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間大大縮短，同時(shí)也使議程更流暢緊湊，會(huì)議效率提高。

“無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是預(yù)先將會(huì)議資料上傳到服務(wù)器，其他終端設(shè)備可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與服務(wù)器相連，會(huì)議開(kāi)始后，服務(wù)器文件根據(jù)參會(huì)者權(quán)限自動(dòng)分發(fā)。”該系統(tǒng)支持智能人名顯示、按參會(huì)人員進(jìn)行智能排位，文件分類查看、章節(jié)定位、批注涂鴉、會(huì)議簽到、會(huì)議投票、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議交流、交互式電子白板等。

開(kāi)會(huì)時(shí)，每個(gè)參會(huì)成員面前會(huì)有一臺(tái)可觸控智能會(huì)議一體終端，以往的紙質(zhì)材料難覓蹤影。參會(huì)者要查看相關(guān)資料，只需進(jìn)入系統(tǒng)，輕點(diǎn)相關(guān)圖標(biāo)就可查閱批注，并可以把本畫面一鍵觸控廣播到其他會(huì)議終端一起討論，同時(shí)支持其他會(huì)議終端退出同屏后，觀看其他會(huì)議文件，通過(guò)觸控按鍵從新回到廣播同屏界面，方便快捷。支持移動(dòng)U盤與其他視頻文件VCR等一鍵同屏到其他會(huì)議終端或大屏幕，完成會(huì)議系統(tǒng)的智能操作，互聯(lián)互通！

紙材料的印制、分發(fā)消耗了籌備人員的大量精力，還造成森林資源的浪費(fèi)，環(huán)境的破壞，不符合當(dāng)今環(huán)保低碳的潮流，更容易泄密。以往開(kāi)完會(huì)，材料用完就扔了，如今在電子文件上做完筆記后可以轉(zhuǎn)存到電腦里，以備用時(shí)隨時(shí)調(diào)取。

亞迅威視正將這種集聚智能化的解決方案，廣泛應(yīng)用于國(guó)內(nèi)各個(gè)政府機(jī)構(gòu)，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及黨建信息化建設(shè)整體解決方案專家。